Le registre unique du personnel : quelles sont vos obligations ?
Le registre unique du personnel est un document qui permet l’identification des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.
Qui est concerné par l’obligation d’enregistrement ?
Tous les employeurs sont concernés par la tenue du registre unique du personnel, sauf 2 exceptions :
- Les associations ayant recours au chèque emploi associatif
- Les particuliers employeurs
Quels salariés devez-vous enregistrer ?
L’obligation d’enregistrement au registre unique du personnel intervient dès l’embauche du 1er salarié et constitue une obligation pour l’employeur. Il est nécessaire d’enregistrer les salariés suivants :
- Les salariés en contrat déterminé ou indéterminé
- Les salariés de nationalité étrangère
- Les stagiaires
- Les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
- Les personnes volontaires en service civique
- Les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire
- Les travailleurs à domicile
Quelles sont les informations obligatoires ?
L’employeur doit faire figurer sur le registre unique du personnel les éléments suivants :
Identité du salarié
- Noms et prénoms des salariés par ordre chronologique d’embauche
- Nationalité
- Date de naissance
- Genre
Informations sur les fonctions exercées
- Emploi
- Qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- Si une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation
Autres mentions spécifiques :
- Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : mention du type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
- Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée : mention « contrat à durée déterminée »
- Pour les salariés temporaires : mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire
- Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier
- Pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »
- Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation: mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Bon à savoir :
Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même s’il s’agit de contrats successifs. Ainsi, si un salarié effectue plusieurs contrats dans l’entreprise, chacun de ses contrats devra faire l’objet d’une ligne propre dans le registre unique du personnel.
À noter que les informations sur les salariés doivent être conservées pendant au moins 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de votre entreprise.
Aucune forme particulière n’est stipulée concernant la tenue du registre unique du personnel. Il peut être sous forme informatique ou papier. Le support utilisé doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
Les sanctions en cas de non-respect :
Le registre unique du personnel permet de garantir une information transparente concernant les emplois de votre entreprise.
Pour ce faire, il doit être mis à disposition des membres du comité social et économique, et des fonctionnaires ou agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.
Si vous n’avez pas de registre unique du personnel, ou bien s’il est erroné ou incomplet, vous risquez une amende de 750 € pour chaque salarié concerné par ce manquement.
Source utilisée pour la rédaction de cet article : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/registre-unique-personnel#